Se você ainda não usa, é bom começar, pois esse modelo de documento pode evitar muitos prejuízos a sua empresa.
Em minhas visitas a várias empresas de diversos segmentos, tenho percebido que pouquíssimas empresas sabem o que é uma Política de Frotas e não vi a implementação em nenhuma delas, sendo que todas correm sérios riscos de perdas financeiras por não adotar essa medida em suas operações diárias.
Mas o que é uma Política de Frotas?
Nada mais é do que um documento em que você coloca todas as regras, limites e diretrizes do uso dos veículos da empresa. Essas definições irão dar o rumo de como cada funcionário poderá utilizar cada um dos veículos da empresa, como por exemplo, definir a velocidade, área de atuação, forma de abastecimento, dias e horários de trabalho, manutenções e revisões, etc.
Bom, acho que nem preciso dizer que com todas as regras definidas e controladas, você aí já terá uma redução de custos financeiros bem significativos.
Quando você define o que pode e o que não pode, você evita problemas como:
- Consumo inadequado de combustível
- Uso irregular do veículo
- Gastos desnecessários com manutenções e multas
- Acidentes e problemas jurídicos
- Indenizações trabalhistas
Entre outros.
Por isso a Política de Frotas em uma empresa é tão importante.
Alguns aspectos devem ser observados em sua elaboração.
Primeiro é que não basta criar a Política de Frotas, é preciso por em prática junto com seu time de colaboradores.
Segundo, estar sempre atento a tudo que acontece na empresa, e principalmente com a frota de veículos, e atualizá-la sempre que necessário, evitando desvios.
Terceiro, todos da empresa devem estar envolvido com a Política de Frota, não somente o gestor dos veículos ou a Logística, mas o Financeiro, o Comercial, o Jurídico, a Diretoria, etc, em todos os níveis da empresa, seja direta ou indiretamente.
Para elaboração da Política de Frota, vale a pena contar com a participação de todos os funcionários, assim, irá aumentar a confiança de todos e você terá maior chance de que todas sigam as regras e alcance o objetivo final, de reduzir custos operacionais e financeiros e otimizando o tempo e mão de obra. Além disso, o ideal é ser implementada de forma gradual a cultura organizacional da empresa, para que não haja aquele "choque" de uma nova ferramenta de controle.
Portanto, se você quer ter mais controle, segurança e economia com a gestão de sua frota, considere implementar esse documento